Funcionamento
Os procedimentos para utilização dos recursos do PDDE, nos moldes estabelecidos pela Resolução nº 9, de 2011, podem ser facilmente resumidos em apenas seis passos, comentados a seguir.
Primeiro passo
Levantar e selecionar as necessidades. Inicialmente, a UEx ou EM beneficiária dos recursos do PDDE deverá consultar a comunidade escolar quanto ao que deve ser adquirido com recursos do programa. O resultado deverá ser registrado em ata e divulgado em mural, boletim, site da escola etc. O objetivo é incentivar a participação e o controle social, garantindo maior transparência no uso do dinheiro público.
Segundo passo
Realização de pesquisas de preços. Após levantar as prioridades, deve ser realizada a pesquisa de preços, sendo obrigatórios, no mínimo, três orçamentos. As três melhores propostas deverão ser indicadas no formulário “Consolidação de Pesquisas de Preços”, a fim de apurar os menores preços de cada item. Se não for possível realizar três orçamentos, os motivos devem ser registrados em ata.
Terceiro passo
Escolha da melhor proposta. Para selecionar a proposta mais vantajosa, devem ser considerados os seguintes critérios: a) menor preço obtido para cada item ou lote cotado ou menor preço global; b) melhor qualidade do produto ou serviço, ou seja, a qualidade do produto ou serviço deve ser bem avaliada para que atenda às necessidades da escola e c) prazos e condições de entrega de produtos ou serviços devem ser satisfatórios, ou seja, devem ser compatíveis com as necessidades da escola. Quando não for viável a compra ou contratação com base no menor preço por item ou lote, os motivos para aquisição ou contratação com base no menor preço global da proposta devem ser registrados em ata.
Quarto passo
Aquisição e/ou contratação. Após avaliar as propostas e definir os fornecedores ou prestadores de serviço, a UEx ou EM poderá realizar a compra ou contratação. Na entrega do produto ou após a realização do serviço, a entidade deve exigir a apresentação de documento fiscal (nota fiscal, cupom fiscal, fatura etc). No caso de serviços realizados por pessoas físicas, poderá ser aceito recibo, desde que dele constem, no mínimo, as especificações dos serviços, o nome, CPF, RG, endereço, telefone e a assinatura do prestador.
Os documentos comprobatórios das despesas devem conter: a) identificação do programa, por exemplo, “Pagos com recursos do FNDE/PDDE”; b) o atesto de recebimento do material ou bem fornecido ou do serviço prestado; e c) registro de quitação da despesa dado pelo fornecedor do produto o prestador de serviço.
Os pagamentos das despesas devem ser efetivadas somente após a prestação do serviço ou a entrega do bem adquirido, por meio de cheque nominativo, transferência eletrônica (DOC, TED, entre contas do Banco do Brasil), ordem bancária ou Cartão PDDE.
Quinto Passo
Tombamento dos bens permanentes. As UEx devem preencher o Termo de Doação dos bens permanentes adquiridos ou produzidos com recursos do programa, para incorporação ao patrimônio da EEx (prefeitura, secretaria de educação do estado ou do Distrito Federal). A EEx irá proceder ao tombamento do bem, afixando plaquetas ou etiquetas nos correspondentes bens.
Sexto Passo
Guarda da documentação. Toda a documentação das aquisições e contratações deverá ser mantida em arquivo, na sede da escola beneficiária, durante o período de 10 anos a contar da data de publicação da análise da prestação de contas do FNDE pelo TCU.
Formulários para auxiliar a execução e prestação de contas
Para auxiliar os gestores da UEx a executarem os recursos do PDDE sem incorrer em falhas, o FNDE padronizou alguns formulários. Ao final do ano, quando as entidades realizarem a prestação de contas, deverão juntar os formulários preenchidos aos documentos comprobatórios de despesas realizadas (notas fiscais, recibos, extratos etc.).
Execução de Recursos
- Rol de Materiais, Bens e/ou Serviços Prioritários - Formulário
- Rol de Materiais, Bens e/ou Serviços Prioritários (Instruções de preenchimento)
- Comprovante de Benefícios - Formulário
- Comprovante de Benefícios (Instruções de preenchimento)
- Consolidação de Pesquisas de Preços- Formulário
- Consolidação de Pesquisas de Preços (Instruções de preenchimento)
Prestação de contas
- Demonstrativo da execução da receita e da despesa e de pagamentos efetuados- Formulário
- Demonstrativo da execução da receita e da despesa e de pagamentos efetuados (Instruções de preenchimento)
- Relação de bens adquiridos ou produzidos- Formulário
- Relação de bens adquiridos ou produzidos (Instruções de preenchimento)
- Conciliação bancária – Formulário
- Conciliação bancária (Instrução de preenchimento)